Das auslaufende Gewerbefachverfahren umzustellen, ist anspruchsvoll - mehr als ein einfaches Update. 1 Betrieb beinhaltet 1 bis n Gesellschafter, ein bis n Standorte, ein oder mehrere Gewerbemeldungen, bis zu mehreren Haupt- und Nebentätigkeiten sowie Personen in unterschiedlicher Rolle. GmbH & Co. KG und besondere Rechtsformen wie Beteiligung von Stiftungen, Konstellationen mit natürlichen und juristischen Personen erfordern besondere Aufmerksamkeit.
Historisch gewachsene Daten weisen häufig Ungenauigkeiten auf, die erst mit den Standards XGewerbeanzeige und XGewerbeordnung an Bedeutung gewonnen haben.
Im von der EDV Ermtraud entwickelten exemplarischen Mehr-Phasen-Szenario, langfristig vor einem Umstellungszieltermin beginnend, werden Ressourcen geschont.
Schonender Wechsel des Gewerbefachverfahrens
Phase 1: Testumgebung 1 – Demodaten und Musterformulare
Lernen Sie Ihr neues Gewerbeprogramm kennen. Wir stellen Ihnen geve|5 in unserer Cloud zur Verfügung. Dazu richten wir bereits Ihre Stammdaten inklusive eines vorläufigen (nicht amtlichen) Straßenverzeichnisses für Sie ein. Die Testnutzer erhalten eine ca. 1-stündige kompakte Einweisung, so dass sie selbstständig alle Meldearten (Gewerbeanmeldungen, -Ummeldungen und -Abmeldungen aller Rechtsformen) sowie Auskünfte ausprobieren können. Im Test inklusive versteht sich die Bereitstellung der allgemeinen Standardformulare.
Phase 2: Testumgebung 2 – Ihr Datenbestand
Die Mitarbeiter im Gewerbeamt haben die assistentengestützten Handgriffe kennengelernt, wodurch sich der Schulungsansatz später entsprechend reduziert. Vertiefen Sie den Test nun mit Ihren eigenen Daten, die uns die kommunale EDV als Datenabzug zur Verfügung stellt, und die von uns in Ihre Testcloud eingespielt werden. Aufgrund der geltenden Standards nach XGewerbeordnung.de verfügt die EDV Ermtraud GmbH über die Konvertierungsroutinen für Probe- und Echtdatenübernahmen. Das Fachamt kontrolliert die ordnungsgemäße Übernahme. Erfahrungsgemäß werden Potentiale zum Zusammenführen in Altdaten getrennter Datensätze und für Qualitätsverbesserungen dieser erkannt.
Phase 3: Ihre Vordrucke und Formulare
Die Gewerbemeldeformulare sind bundeseinheitlich. Anträge und Erlaubnisse sowie Auskünfte erfolgen hingegen historisch gewachsen auf individuell angepassten Vorlagen, die auf die jeweilige Kommune zugeschnitten wurden. In der Phase 3-Abstimmung sichten wir Ihre Word- oder Berichtsdesigner-Dokumente.
Phase 4: Technisches Einsatzkonzept
Befindet sich die Gewerberegisterdatenbank auf dem hauseigenen Server in der Verwaltung? Soll digitale Souveränität durch eigenen Serverbetrieb fortgeführt werden? Plant man ein Outsourcing im sicheren Hosting bzw. Multicloud-Konzept? Ihre Testumgebung kann sowohl in den autonomen als auch einen produktiven Cloudbetrieb bei EDV Ermtraud überführt werden.
Phase 5: Schnittstellenprozesse
Datenschutz und Interoperabilität kommen als Schlagworte beim optionalen Einsatz von Schnittstellenprozessen zum Tragen. Während die einheitlichen, xGewO-standardisierten Übermittlungsprozesse für Gewerbemeldungen, gegenseitige Unterrichtungen und Freitext zum Grundstandard gehören, kann diese Projektphase auch nach der eigentlichen Verfahrensumstellung nachgelagert erfolgen.
Finale Konvertierung und Schulung schließen im Mehrphasenfahrplan das Projekt erst ab, wenn die individualen Besonderheiten abgearbeitet wurden, so dass der Produktiveinsatz das aufgebaute Knowhow der Testphasen effektiv nutzt.